Voicebot: co to jest i czy przyda się Twojej firmie
Voicebot zastępuje menu „wciśnij 1” rozmową. W małej firmie przejmuje powtarzalne pytania, gdy nie możesz odebrać telefonu, a Tobie zostawia listę spraw do oddzwonienia. Ma też granice: trudne rozmowy zostają dla Ciebie. Sprawdź, jak działa krok po kroku i kiedy naprawdę pomaga.
Voicebot: co to jest?
Voicebot to asystent AI, który odbiera połączenia telefoniczne. Rozpoznaje, co mówi dzwoniący, i odpowiada mu głosem na podstawie materiałów firmy: cennika, usług, godzin pracy i zasad. Gdy trzeba, notuje dane do oddzwonienia. Mówi się na niego też asystent telefoniczny AI, a potocznie sekretarka AI.
Dzwoniący nie wciska cyfr. Mówi, z czym dzwoni. Pyta o cenę usługi albo godziny otwarcia i słyszy odpowiedź.
Jeśli sam pilnujesz telefonu w firmie, voicebot odbiera, gdy pracujesz z klientem albo masz wolny wieczór. Trudniejsze sprawy dalej należą do Ciebie: asystent je notuje, a Ty oddzwaniasz.
Jak działa voicebot krok po kroku
Voicebot łączy trzy rzeczy: rozpoznawanie mowy, wiedzę firmy i mowę syntetyczną. Zamienia wypowiedź dzwoniącego na tekst, szuka odpowiedzi w materiałach firmy i odpowiada głosem. Po rozmowie zapisuje sprawę w panelu. Tak to wygląda w asystencie telefonicznym HaloKlient:
- Odbiera i przedstawia się. Na początku przedstawia się jako asystent AI i uprzedza, że rozmowa jest nagrywana.
- Słucha. Klient mówi własnymi słowami. Asystent zamienia mowę na tekst.
- Szuka odpowiedzi. Sprawdza cennik, usługi, godziny i zasady firmy. Nie wymyśla faktów ani cen, których tam nie ma.
- Odpowiada i pyta o dane. Gdy klient chce porozmawiać z Tobą albo prosi o oddzwonienie, asystent pyta o imię, numer telefonu i opis sprawy.
- Zapisuje w panelu. Widzisz tam numer rozmówcy, transkrypcję rozmowy i podsumowanie sprawy.
Rozpoznawanie mowy bywa zawodne. Hałas w tle albo słaby zasięg mogą sprawić, że asystent coś źle zrozumie. Dlatego przydaje się transkrypcja w panelu: przed oddzwonieniem widzisz, co asystent usłyszał i zapisał.
Voicebot a IVR, poczta głosowa i chatbot
Voicebot różni się od starszych rozwiązań tym, że rozmawia. Menu głosowe (IVR) każe wciskać cyfry, a poczta głosowa, czyli zwykła automatyczna sekretarka, nagrywa wiadomość po sygnale. Voicebot odpowiada na pytania i zapisuje sprawę. Chatbot AI robi coś podobnego, tylko na piśmie, w okienku na stronie.
| Rozwiązanie | Co robi dzwoniący | Co dostaje firma |
|---|---|---|
| Poczta głosowa | mówi po sygnale albo się rozłącza | nagranie, jeśli klient je zostawił |
| Menu IVR („wciśnij 1”) | wybiera cyfry według komunikatów | połączenie przekazane dalej według wyboru |
| Voicebot, np. asystent telefoniczny HaloKlient | mówi, w jakiej sprawie dzwoni, i zadaje pytania | podsumowanie, transkrypcja i numer dzwoniącego |
| Chatbot AI na stronie | pisze w okienku czatu | zapytanie tekstowe z danymi kontaktowymi |
Jeśli klienci częściej piszą, niż dzwonią, zajrzyj do tekstu o tym, jak działa chatbot AI na stronie firmy. Oba kanały mogą działać obok siebie.
Kiedy voicebot przydaje się małej firmie
Voicebot przydaje się wtedy, gdy telefon dzwoni, a nikt nie może odebrać. Asystent odbiera, odpowiada na proste pytania, na przykład o cennik czy godziny, i zapisuje sprawę. Po pracy otwierasz panel i widzisz zgłoszenia, które zostawili dzwoniący. Oddzwaniasz, wiedząc już, w jakiej sprawie ktoś dzwonił.
Kilka przykładów:
- Jesteś w trakcie pracy. Robisz zabieg, montaż albo prowadzisz spotkanie. Nie musisz wybierać między klientem przed sobą a tym w słuchawce.
- Wieczór i weekend. Asystent odbiera 24/7, a Ty wracasz do zgłoszenia następnego dnia.
- Proste, powtarzalne pytania. Jeśli klienci dzwonią z pytaniami o cennik, usługi albo godziny, asystent podaje te informacje z materiałów firmy, a Ty nie powtarzasz ich za każdym razem.
Jeśli prawie każdy telefon to indywidualna wycena albo trudna rozmowa, voicebot da mniej. Wtedy głównie przyjmie wiadomość i numer do oddzwonienia.
Czego asystent telefoniczny HaloKlient nie zrobi
Nasz asystent nie załatwi wszystkich spraw i nie powinien. Odpowiada na podstawie materiałów firmy. Gdy nie zna odpowiedzi albo klient prosi o rozmowę z człowiekiem, mówi to wprost i przyjmuje wiadomość, a Ty oddzwaniasz. Nietypowe sprawy dalej prowadzi człowiek.
- Nie przełącza na człowieka. Asystent nie przekazuje połączenia dalej. Przyjmuje wiadomość, a firma oddzwania.
- Trzyma się materiałów firmy. Nie wymyśla faktów ani cen. Jeśli czegoś nie ma w materiałach firmy, mówi, że tej informacji nie ma.
- Nie zastępuje Cię w trudnych rozmowach. Reklamacje, negocjacje i nietypowe prośby zostają dla Ciebie. Asystent przejmuje rutynowe pytania.
- Przedstawia się jako asystent AI. Klient od początku wie, z kim rozmawia.
Ile kosztuje voicebot i jak zacząć
HaloKlient liczy za uruchomienie asystenta telefonicznego od 990 zł netto, a abonament od 499 zł netto miesięcznie. Dokładną kwotę, zależną od liczby połączeń, podajemy po 30-minutowej rozmowie. Przez 14 dni od uruchomienia możesz zrezygnować i odzyskać całą pierwszą płatność, pod warunkiem że asystent był przez cały ten czas podłączony do linii.
Dostawcy voicebotów rozliczają się różnie: za minuty, za połączenia albo stałym abonamentem. Porównanie znajdziesz w tekście ile kosztuje sekretarka AI.
Zaczynamy od 30 minut rozmowy, na której słyszysz asystenta na żywo przez telefon i wybieramy sposób podłączenia: przekierowanie z obecnego numeru albo nowy numer. Potem przygotowujemy asystenta na podstawie Twojego cennika i zasad, a po płatności podłączamy go do linii. Szczegóły i zapis na rozmowę są na stronie asystent telefoniczny AI.