Wdrożenie chatbota AI w małej firmie krok po kroku
Wdrożenie chatbota AI w małej firmie ma pięć etapów: ustalasz zakres rozmów, spisujesz wiedzę o firmie, testujesz asystenta, wklejasz kod na stronę i czytasz pierwsze rozmowy. Najwięcej czasu zajmuje wiedza o firmie. Kod to jeden krótki fragment, który wkleja osoba prowadząca stronę.
Wdrożenie chatbota AI w pięciu etapach
Wdrożenie chatbota AI ma pięć etapów: zakres rozmów, wiedza o firmie, test, start i czytanie rozmów. Większość pracy to etap drugi, czyli uporządkowanie tego, co i tak wiesz o swojej ofercie. Strona techniczna to najmniejszy kłopot. Poniżej widać, co robisz Ty i kiedy etap jest skończony.
| Etap | Co robisz | Gotowe, gdy |
|---|---|---|
| 1. Zakres | Wybierasz kilka najczęstszych pytań i osobę, która przejmuje sprawy od asystenta | Wiesz, na co asystent odpowiada, a co oddaje człowiekowi |
| 2. Wiedza | Zbierasz cennik, opisy usług, godziny i zasady | Masz jeden uporządkowany dokument |
| 3. Test | Zadajesz pytania jak klient, także spoza oferty | Asystent trzyma się materiałów i mówi „nie wiem”, gdy brakuje danych |
| 4. Start | Fragment kodu trafia na stronę | Okno czatu jest widoczne na stronie |
| 5. Rozmowy | Czytasz pierwsze rozmowy i dopisujesz braki | Pytania, które wracały, mają odpowiedzi |
W mikrofirmie wszystkie role może pełnić jedna osoba. W większym zespole zadania można podzielić, ale odpowiedzialny za całość powinien być jeden człowiek.
Etap 1: ustal, co bot ma załatwiać
Zacznij od pytań, które klienci zadają Ci najczęściej: ile kosztuje usługa, jak dojechać, jakie są godziny, czy firma robi dane zlecenie. Spisz kilka takich tematów. Na te pytania asystent odciąży Cię najszybciej, więc nie obejmuj na początku całej firmy.
Zdecyduj też, kto przejmuje sprawę, gdy asystent jej nie domknie. Przy nietypowym zleceniu zbiera dane kontaktowe i opis sprawy, a dalej prowadzi ją człowiek. Wyznacz konkretną osobę, z imienia i nazwiska, która takie zgłoszenia dostaje.
Etap 2: przygotuj wiedzę firmy
Asystent trzyma się bazy wiedzy, którą mu dasz. Nie wymyśla cen. Jeśli czegoś w materiałach nie ma, mówi o tym klientowi wprost. Dlatego jakość odpowiedzi zależy od tego, co spiszesz.
W małej firmie wiedza leży w arkuszach, wiadomościach i w głowie właściciela. Do bazy zbierz:
- cennik: kwoty, widełki i warunki dopłat,
- zakres oferty: co robisz na co dzień i czego nie przyjmujesz,
- zasady realizacji: terminy, zaliczki, sposób rozliczenia,
- dane organizacyjne: adres, dojazd, godziny pracy.
Nic tu nie zostaje zamknięte na stałe. Ceny i treść odpowiedzi poprawiasz samodzielnie w panelu, bez programisty.
Etap 3: przetestuj, zanim zobaczą klienci
Przed startem wypróbuj asystenta na linku testowym. Zadawaj pytania tak, jak zadałby je klient: z literówkami, skrótami i tematami spoza oferty. Chodzi o to, by braki w wiedzy asystenta wyszły na jaw, zanim zobaczą je klienci.
Sprawdź cztery sytuacje:
- Pytanie o cenę usługi z cennika: odpowiedź powinna zgadzać się z Twoimi materiałami.
- Pytanie o rzecz spoza oferty: asystent powinien powiedzieć, że firma tego nie robi (jeśli masz to w materiałach), albo że nie ma takiej informacji, i przekazać sprawę Tobie.
- Sprawa nietypowa lub pilna: asystent powinien przekazać ją Tobie, a nie zgadywać.
- Zostawienie kontaktu: podaj fikcyjne dane i sprawdź, czy zgłoszenie do Ciebie dotarło.
Etapy 4 i 5: uruchom i czytaj rozmowy
Start polega na wklejeniu jednego krótkiego fragmentu kodu na stronę. Okno czatu ma oznaczenie AI, więc klient wie, z kim pisze. Kod wkleja osoba, która prowadzi stronę, albo robi to dostawca. Niczego nie instalujesz na komputerze.
Po starcie czytaj pierwsze rozmowy klientów z asystentem. Szukaj miejsc, w których dostali „nie wiem” albo zostali odesłani do człowieka. Jeśli w materiałach brakuje jednego zdania, dopisz je, a asystent będzie mógł odpowiedzieć na takie pytanie. Z czasem takich braków powinno być mniej.
Po starcie regularnie sprawdzaj:
- czy cena w rozmowie zgadza się z aktualnym cennikiem,
- czy zgłoszenia z numerem telefonu dochodzą do właściwej osoby,
- czy klienci pytają o coś, czego nie ma jeszcze w materiałach.
Czego unikać przy wdrożeniu chatbota
Asystent też może się pomylić albo czegoś nie wiedzieć. Wiele kłopotów po starcie da się ograniczyć aktualnymi materiałami, testem i osobą, która odbiera zgłoszenia. Pięć pułapek:
- Oczekiwanie, że bot załatwi wszystko: asystent nie zastępuje ludzi, nietypowe i pilne sprawy nadal prowadzisz Ty lub pracownik.
- Stary cennik w bazie: gdy zmieniasz ceny w firmie, zmień je też w panelu, inaczej klient dostanie dawną stawkę.
- Brak testu: bez testu luki w wiedzy znajdą pierwsi klienci.
- Nikt nie odbiera zgłoszeń: asystent zapisze kontakt i sprawę, ale odezwać się do klienta musi człowiek.
- Za szeroki zakres na start: zacznij od kilku najczęstszych pytań i dokładaj kolejne.
Są też sytuacje, w których wdrożenie jeszcze się nie opłaci. Jeśli klienci rzadko piszą albo nie masz cennika i zasad, które da się spisać, najpierw uporządkuj ofertę.
Platforma, agencja czy usługa pod klucz
Sposób wdrożenia zależy od tego, ile czasu i wiedzy technicznej chcesz poświęcić. Do wyboru masz trzy drogi. Różnią się głównie tym, kto przygotowuje asystenta i ile pracy zostaje po Twojej stronie:
| Droga | Kto przygotowuje asystenta | Dla kogo |
|---|---|---|
| Platforma, konfigurujesz sam | Ty: ustawiasz, testujesz i utrzymujesz | Dla osoby, która lubi narzędzia i ma czas na naukę |
| Projekt zlecony agencji | Agencja według Twoich wymagań | Gdy potrzebujesz projektu pod własne wymagania |
| Usługa pod klucz | Dostawca na podstawie Twoich materiałów | Gdy chcesz oddać przygotowanie i zająć się własną pracą |
W HaloKlient przygotowujemy asystenta na podstawie materiałów Twojej firmy i pokazujemy go na linku testowym, zanim zapłacisz. Po Twojej stronie to łącznie ok. 2 godziny do włączenia na stronie: rozmowa na 30 minut, przekazanie materiałów i ocena asystenta na linku testowym. Włączenie na stronie zamykamy w ciągu 3 dni roboczych od płatności.
Artykuł jak działa chatbot AI na stronie firmy opisuje krok po kroku, jak asystent odpowiada. Koszty trzech dróg porównuje artykuł ile kosztuje chatbot AI na stronę.